Ако търсите работа, има големи шансове да има моменти, в които трябва да изпратите автобиографията и мотивационното си писмо до мениджъра по наемане по имейл. Когато решавате как да подходите към процеса на изпращане по имейл на тези важни документи, е важно да вземете предвид предпочитанията на получателя, както и предизвикателствата, с които може да се сблъскате, когато изпращате форматиран документ по имейл.
Предпочитан метод за подаване
Резюмета и мотивационните писма могат да бъдат изпращани ефективно в тялото на имейл съобщение или като прикачени файлове. Макар че най-лесният вариант обикновено е да включите мотивационното писмо в тялото на имейла си с автобиографията като PDF прикачен файл, това не е това, което предпочитат всички хора или компании.
Свързани статии- Примери за мотивационно писмо за колеж
- Как да напишем страхотно мотивационно писмо
- Примери за мотивационни писма, които показват как да се продадете
Отговаряне на реклама
Ако отговаряте на обява за работа, която изисква изпращане на автобиография и мотивационно писмо по имейл, погледнете внимателно текста, за да видите дали е посочен предпочитан формат. Следвайте всички инструкции, предоставени точно, или може да бъдете изключени от разглеждане.
- Ако инструкциите посочват например включването на вашата информация в тялото на имейл, не изпращайте прикачен файл. Някои компании не приемат прикачени файлове от хора извън тяхната компания и такива документи може дори да не проникнат през филтъра за нежелана поща на фирмата.
- Ако съобщението изисква един или и двата документа да бъдат представени като прикачени файлове, следвайте тези инструкции. Човекът, който получава имейлите, може просто да отпечатва прикачените файлове от името на човека, който ще ги проверява, за да организира интервюта.
Общо подаване на автобиография
Ако не отговаряте на обява за работа, а по-скоро подавате нежелана автобиография с надеждата да привлечете вниманието на мениджър по наемане или специалист по човешки ресурси, отделете време и се опитайте да разберете кой формат е предпочитан.
- Ако срещнете някого на събитие в мрежа, който Ви предлага да изпратите автобиография и мотивационно писмо, попитайте дали той или тя предпочита да подава документите.
- Ако изпращате автобиографията си като „студен разговор“, който да се счита за работа, свържете се с компанията, за да разберете на кого точно трябва да изпратите документа и какъв имейл адрес да използвате, както и какъв формат е предпочитан.
Опции за подаване
След като разберете предпочитанията на лицето или организацията, с която се свързвате, ще можете да подготвите автобиографията си и мотивационното писмо, което да бъде изпратено по имейл. Въз основа на тези предпочитания ще изберете една от четирите опции.
- Мотивационно писмо в основната част на имейла, възобновете като прикачен файл
- Мотивационно писмо и автобиография в основния имейл
- Мотивационно писмо и автобиография като отделни прикачени файлове
- Мотивационно писмо и автобиография в същия документ като един прикачен файл
Мотивационно писмо
Основно имейл
За мотивационни писма, които ще бъдат включени в тялото на имейл:
- Подгответе мотивационното си писмо в Word или друга програма за текстообработка.
- Коректурата и проверката на правописа се проверяват внимателно, преди да се копират и поставят в имейл редактора.
- Направете всички корекции на разстоянието, необходими, за да запазите структурата на абзаца непокътната, като използвате клавишите със стрелки и връщане.
- Ако включвате както мотивационното писмо, така и автобиографията в тялото на имейл, първо трябва да се покаже мотивационното писмо.
Прикачен файл
За прикачени мотивационни писма:
как да почистите подложка за мишка
- Подгответе писмото в любимата си програма за текстообработка точно както всяко друго писмо.
- Коректура и проверка на правописа отблизо, преди финализирането.
- Уверете се, че форматът е привлекателен визуално и ще изглежда привлекателно, ако се отпечата; уверете се, че изглежда достатъчно добре, за да изпратите по пощата на хартия.
- Преобразувайте писмото в PDF документ, преди да го прикачите към имейл съобщение, за да сте сигурни, че получателят може да го отвори и да го види по предназначение.
- Използвайте описателно име на файл, като вашето име и фразата „мотивационно писмо“.
- Прикрепете писмото към имейл съобщението, като използвате съответната команда във вашия имейл редактор, която обикновено е прикрепена към икона, която прилича на кламер.
Продължи
Основно имейл
За автобиографии, които са включени в тялото на имейл:
- Ако автобиографията ви влиза в тялото на имейл съобщение, има вероятност и вашето мотивационно писмо да е също. Мотивационното писмо трябва да е първо и най-добре е да вмъкнете ред в края на писмото, за да го отделите от автобиографията.
- Създайте автобиографията си в текстообработващ документ, като не забравяйте да я прочетете внимателно, преди да я преместите в имейл шаблона.
- Форматирайте документа, така че разделите да не са необходими (защото те вероятно няма да се подредят по начина, по който сте планирали на компютъра на получателя).
- Най-лесният начин да направите това е да поставите заглавията в ляво поле с получер текст директно над текстовите раздели, които те описват.
- Като алтернатива можете да настроите автобиографията си в таблица, въпреки че ще искате да направите очертанията на клетката невидими, ако направите това. Правейки това, ще запазите разстоянието, дори когато съобщението ви се предава.
- Копирайте автобиографията си в шаблона за имейл.
- Изпратете го на себе си, за да видите дали изглежда добре, когато бъде получено. Ако ви изглежда добре, изпратете го на няколко приятели, които използват различни от вас имейл системи, за да можете да добиете добра представа как ще изглежда на получателя.
Прикачен файл
За автобиографии, изпратени като прикачен файл:
- Когато изпращате автобиографията си като прикачен файл, можете да проявите по-голяма креативност с форматирането, отколкото ако се предава в текста на имейл.
- Създайте автобиографията си в любимата си програма за текстообработка, като я настроите със заглавия, раздели и точки, както желаете.
- Прочетете документа коректно, като задължително проверите за всички видове грешки (правопис, граматика, стил, яснота, точност и т.н.).
- Когато сте сигурни, че документът е правилен, финализирайте го за изпращане, като го конвертирате в PDF файл, за да сте сигурни как ще изглежда документът на човека, който го получава.
- Използвайте описателно име на файл, като например 'резюме на Боб Джоунс' (като използвате вашето име).
- Прикрепете го към имейл съобщението, като използвате съответната команда във вашия имейл редактор, обикновено представена от икона на кламер.
Комбинирано придружително писмо / автобиография
Когато комбинирате мотивационното си писмо и автобиографията си в един документ, който ще бъде изпратен като прикачен файл:
- Създайте буквата в любимата си програма за текстообработка, като сте сигурни, че е форматирана така, че да изглежда добре, ако сте я отпечатали.
- Поставете прекъсване на страницата в долната част на писмото.
- Под прекъсването на страницата или създайте автобиографията си, или го копирайте от друг документ.
- Коректурайте внимателно, като сте сигурни, че и двата документа са добре написани, точни и без грешки.
- Преобразувайте готовия документ в PDF отново, за да сте сигурни, че форматирането остава по начина, по който сте го настроили, без значение какъв софтуер използва човекът, който го преглежда.
- Прикачете го към имейл съобщението си.
PDF конверсии за прикачени файлове
Не пропускайте стъпката за преобразуване на вашето резюме или мотивационно писмо в PDF, ако изпращате или документ (или и двата) като прикачен файл. Ако не направите това, рискувате вашата упорита работа да бъде анулирана чрез полета, които са зададени по различен начин на машината на получателя, или документът да бъде нечетим, защото отива на някой, който няма приложение за текстообработка, което е съвместим с вашия.
Ако вашата програма за текстообработка не ви дава възможност да използвате „Запазване като“, за да конвертирате документите си в PDF файлове, които да използвате като прикачени файлове, можете да изтеглите PrimoPDF , безплатна програма за преобразуване, която е лесна за използване.
Основно съобщение за прикачени файлове
Ако изпращате както резюмето, така и мотивационното писмо като прикачени файлове, независимо дали са в един или два файла, ще трябва да поставите малко текст в тялото на вашето имейл съобщение. Ако трябва да изпратите празно съобщение с един или два прикачени файла, това може да е спусък за филтри за нежелана поща, за да се изключи съобщението ви, а също така може да попречи на получателя да се чувства удобно да отваря прикачените файлове, дори ако съобщението ви премине. Помислете за включване на текст по линия на:
Господин Смит,
Моля, вижте приложеното резюме и мотивационно писмо, изпратено в отговор на вашата реклама в CareerBuilder за административен асистент.
За разбирането,
Сали Някой
има ли основа за пожелания за възрастни
Съвети за темата
Изборът на подходящ предмет за вашето автобиография и мотивационно писмо е също толкова важен, колкото и качеството на самите документи. Изберете тема, която ще улесни получателя да търси кореспонденцията ви в неговата пощенска кутия. Ако отговаряте на конкретно отваряне, помислете за нещо като „John Doe - Application of Accounting Clerk“. Ако не отговаряте на реклама, може да е подходящо нещо като „Jill Alltrades - Resume for Consideration“. Ключът е да включите вашето име и да предоставите предварителен преглед на целта на съобщението.
