Колкото по-рано напишете бизнес писмо с извинение след нарушение, толкова по-добре. Ако сте извършили някакво бизнес нарушение, малко по-късно се извинете. Действайки бързо, можете да направите разликата между запазването или прекратяването на бизнес отношения. Достъп до шаблона, който най-точно отговаря на вашата ситуация, като щракнете върху изображението. Той ще се отвори като напълно персонализиран PDF документ, който можете да редактирате според вашите нужди. След това просто запазете и отпечатайте. Виж товаръководство за работа с разпечаткиако имате нужда от помощ.
Примерно писмо с извинение до клиента за лошо обслужване на клиенти
Използвайте този шаблон, ако трябва да изготвите писмо с извинение за незадоволително обслужване на клиенти.
Свързани статии- Японска бизнес култура
- Основни бизнес офис консумативи
- Роля на административния асистент
Примерно писмо за извинение за обслужване на клиенти
Писмо за бизнес извинение за неудобство
Използвайте това примерно извинително писмо, за да общувате с клиент, който е изпитвал неудобства в резултат на проблем с вашата организация.
Бизнес писмо с извинение за неудобство
Писмо за бизнес извинение за неразбиране на съобщенията
Ако неправилна комуникация е създала проблем с клиент, използвайте писмо, подобно на това по-долу, като отправна точка за възстановяване на услугата.
Извинително писмо за неправилно общуване
Шаблон за писмо за извинение за повредени стоки
Използвайте този шаблон, ако трябва да се извините на клиент, получил пратка, която е била повредена.
Писмо за извинение за повредени стоки
Примерно извинение за пропускане на среща
Използвайте тази версия, за да напишете извинително писмо за пропуснатото заседание, на което трябваше да присъствате.
Извинително писмо за пропускане на среща
Работа с шаблоните
След като отворите избрания от вас шаблон, щракнете навсякъде в документа, за да го редактирате. Можете да използвате толкова или толкова малко от примерните писма, колкото искате във вашата версия. Използвайте командите от менюто в лентата с инструменти, за да запазите и отпечатате готовия документ.
Други примерни писма за професионално извинение
Разбира се, има допълнителни причини, поради които може да се наложи да се извините на лице или организация, с която правите бизнес. Ако горните шаблони не отговарят напълно на вашите нужди, формулировката в едно от следните примерни писма може да помогне.
- Писмо за отказ на бизнес: Ако трябва да изпратите писмо за отказ на продавач, отговорил на искане за предложение (RFP) или на кандидат, който кандидатства за работа, тезипримерни писма за отказмогат да бъдат полезни шаблони.
- Коригиране на счетоводна грешка: Ако трябва да отговорите на клиент, който е посочил грешка в своя акаунт, това примерно писмо очертава подходящия език за извинение. Може да е полезно да сдвоите буквата с aдебитно известие.
- Последващи действия при анулиране на поръчка: Ако проблем с вашата компания доведе до решение на клиент да анулира поръчка, помислете за изпращане на последващо писмо за анулиране на поръчка за да се извините за проблема.
- Извинявам се на шефа: Ако възникне ситуация, която би ви накарала да се извините на шефа си, вероятно е най-добре да проведете този разговор лично. След това продължете с aблагодарствена бележка на вашия шефза изслушване, разбиране и по друг начин изразяване на признателност за работата с вас по разрешаването на ситуацията.
Какво да включите в писмо за бизнес извинение
Въпреки че всяка ситуация е уникална, писмата за извинение на бизнеса обикновено трябва да следват този формат:
- Започнете, като кажете, че съжалявате. Искате намерението на писмото да е ясно.
- След това предложите обяснение относно причината за писмото. Познайте какво се е объркало и как планирате да коригирате ситуацията.
- Заедно с удължаването на извинението своевременно, не забравяйте да обещаете, че няма да повторите нарушението.
- В края на писмото се извинете още веднъж и споменете, че цените бизнес отношенията.
Обикновено, ако признаете, че сте допуснали грешка в преценката или сте сгрешили по някакъв начин и изразите искреното си съжаление, лицето, което получава писмото, ще опрости нарушението и ще продължи да прави бизнес с вас. Понякога обаче са необходими повече от думи и писмото за извинение трябва да бъде придружено от подходяща реституция, за да се възстановят вашите бизнес отношения. Обмислете спецификата на ситуацията, когато решавате каква - ако има такава - реституция може да се изисква, за да се осигури подходящо и ефективно обслужване на клиентите.
Използване на имейл за писмо за бизнес извинение
Писма за извинение на бизнеса могат да се изпращат по пощата илиелектронна поща. Съветите, които трябва да имате предвид при извинение по имейл, включват:
- Когато изпращате официално бизнес писмо по имейл, запазете попълненото писмо като PDF файл и го прикачете към имейл съобщение.
- Напишете описателен темен ред, който дава на получателя ясно, че прикаченият файл е извинително писмо за конкретна ситуация.
- Добавете бележка към тялото на съобщението, насочващо получателя да прегледа пълното писмо, което е приложено.
- За малко по-малко официален подход или ако се притеснявате, че получателят няма да отвори прикачен файл, поставете пълния текст на писмото в тялото на имейла.
Съвети за писане на писма за бизнес извинения
Заедно с разглеждането на примерни писма за извинение на бизнеса, следните бързи съвети ще ви бъдат полезни, когато пишете собствено писмо:
- Въведете извинението, като използвате обикновен, лесен за четене шрифт като Times Roman или Arial.
- Отпечатайте писмото си върху качествена бяла хартия, ако ще изпращате по традиционна поща.
- Използвайте официален формат на бизнес писмо като полублок или пълен блок.
- Включете извинението си в началото на писмото си.
- Изяснете проблема, когато се извините на клиент.
- Предложете конкретно обяснение.
- Очертайте какво действие планирате да предприемете, за да отстраните проблема.
- Прегледайте писмото, за да се уверите, че то точно предава съобщението.
- Коректурайте отблизо, внимателно проверявайте и коригирайте грешките.
- Помолете някой друг да коригира, преди да финализирате, като направите необходимите корекции.
- Запазете окончателната версия на писмото.
- Подпишете писмото на ръка, преди да изпратите по пощата или да създадете PDF файл, който да прикачите към имейл.
- Поставете копие в досието на клиента, като запазите отбелязване кога е изпратено.
Кога да отложите писането на писмо с извинение
Въпреки че в повечето случаи е разумно да напишете и изпратите извинителното си писмо с бърз отговор, има моменти, когато е най-добре да изчакате. Например, ако въпросният инцидент може да доведе до съдебни искове или проблеми с отговорността, най-добре е да говорите с юрисконсулт, преди да сте написали нещо в писмена форма.
Поддържане на бизнес отношения
Поддържането на здравословни делови отношения понякога изисква извинение. Изпращането на извинително писмо може да покаже на обидената страна, че не само осъзнавате, че сте сгрешили и поемате отговорност за случилото се, но и цените връзката. Казването на съжаление по професионален начин може да спаси бизнес отношенията и да разпръсне проблема, преди да излезе извън контрол.
